Benet M. Marcos

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Cómo montar un gran evento en 15 días con redes sociales. El caso Social Media Day Castellón y la felicidad del trabajo en equipo

In Empresa, Felizidad, Personal, Redes sociales on julio 8, 2011 at 8:25 am

Logo oficial del Social Media Day CastellónSiempre hablamos de que 2.0 significa ‘compartir’. Pero rara vez mostramos cómo se articula el compartir de manera efectiva . Os voy a explicar cómo en menos de 2 semanas hemos montado un evento de Social Media desde cero involucrando a más de 30 personas. Un evento al que han asistido casi 200 personas interesadas en redes sociales en una ciudad de tamaño medio como es Castellón (y con un porcentaje de tuiteros entre los asistentes que ya me gustaría conseguir en otras situaciones).

El día 15 de junio, casi de forma espontánea, Álvaro Verdoy, Beatriz Aguilar, Francisco Fernández-Beltrán y yo decidimos que teníamos que ponernos manos a la obra con una iniciativa que ya el año pasado habíamos decidido que pondríamos en marcha: montar el primer Social Media Day Castellón. Aquí tenéis una explicación y un vídeo, en inglés, de lo que es el Social Media Day, pero por resumirlo en dos líneas, en 2010 Pete Cashmore, fundador de Mashable (publicación de referencia en el ámbito de la tecnología y las redes sociales), propuso que el 30 de junio se convirtiese en el Día Mundial de los Medios Sociales. Eso significaba que ese día, quien quisiese, podía organizar libremente en su ciudad un evento en torno a los medios sociales, en torno a cómo los cambios tecnológicos y sociales nos han permitido conectar, dialogar e interaccionar más y mejor a unos con otros. La propuesta movilizó a gente inquieta de todo el mundo; y tanto fue así que si en 2010 se registraron más de 600 encuentros en 93 países, en 2011 se ha alcanzado la nada despreciable cifra de 27.732 personas esparcidas por 1.410 ciudades de todo el mundo (aunque en realidad han sido muchas más las personas que han participado, ya que no todo el mundo se ha registrado en la página de Mashable). Pues bien, nosotros disponíamos tan sólo de 15 días y nada de presupuesto para organizar en la ciudad de Castellón un acto que queríamos que fuese grande y representativo del cambio social, que imbuyese a los asistentes (presenciales y virtuales) de las ganas con las que nosotros trabajamos diariamente en las redes y medios sociales. Y, sobre todo, que fuese útil. Y como somos ambiciosos -en el buen sentido del término-, teníamos que actuar deprisa para que llegase a mucha gente. Pero ¿cuál era la mejor manera de llegar a muchos? Trabajar con muchos, sin duda. Y partimos con el siguiente planteamiento:

    1. De 6 a 8 ponentes hablarían entre 5 y 15 minutos cada uno, de forma distendida, como quien cuenta una historia. Los ponentes no serían ni gurús ni grandes casos de éxito, sino personas de Castellón o alrededores que estuviesen empleando las redes o medios sociales de forma más o menos natural en su día a día y que les estuviesen sacando partido. Vendrían de sectores distintos pero cercanos a los asistentes y con puntos de vista no necesariamente acordes.
    2. Patrocinadores que abonarían 100 € o el equivalente «en especie» para montar el acto. A cambio de esto, su logotipo aparecería en los roll-up del evento y en cualquier publicidad que buenamente pudiésemos hacer de su marca.

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Incluso casi antes de realizar este planteamiento ya habíamos contactado con Yolanda García, responsable de Marketing en Aquarama, entidad que también participaría como patrocinadora regalando 5 entradas al parque en un sorteo y 100 descuentos del 30 % a los 100 primeros en llegar al evento; con Germán Domínguez e Iban Borràs, fundadores de la plataforma Ziudad; con Ignacio Sainz de Baranda, gerente de Innova Advanced Consulting y partner de Microsoft, que ofrecería, también en el sorteo, un curso de Microsoft Dynamics NAV de Gestión Financiera de 180 h valorado en 550 €; y con los alumnos de la primera edición del Curso Superior Social Media Management, que dirigimos Beatriz y yo y que habíamos finalizado con éxito un par de meses antes. Gente cercana y que sabíamos que, de una forma o de otra, ya estaba empleando los medios sociales. La respuesta fue sorprendente. No sólo nos dijeron que sí los primeros ponentes y patrocinadores sino que, además, Héctor Sánchez Sanmartín, gerente de Planatec Software, propuso que ellos se encargarían de la página web del evento -¡¡una web!! ¡No pensábamos llegar tan lejos, pero era perfecto, claro! ¡Y lo mejor es que la terminaron en 2 días y con una grandísima implicación!-; Carlos Pérez Arnau, gerente de La Agencia, se ofreció como ponente y más tarde como patrocinador; David Riera, gerente de Idearideas, se prestó para la impresión de las lonas que «decorarían» el evento; y unos días después, Sandra Broch, gerente de Dobleessa, y Alberto Marco, gerente de CSnet, participarían con el merchandising (camisetas, chapitas y bastoms), que tampoco estaba previsto en un principio. En menos de nada ya teníamos montada una buena parte del evento sólo con un email, un par de llamadas y una implicación abrumadora (y es ahí donde radica la clave de todo este tinglado).

Asistentes al Social Media Day Castellón

Pero claro, un evento con personalidad propia como pretendía ser éste pensamos que requería de una imagen que, sin salirse de los cánones que marcaba Mashable, expresase con sencillez la pertenencia del evento a Castellón. Y llamamos a Eva Núñez, gerente de Eva Núñez Estudio Creativo. Eva es de las pocas personas que conozco que tienen la habilidad innata de transformar en imágenes los conceptos que se vierten en palabras. Y aceptó no sólo enseguida, sino también encantada. Adaptó el logotipo de Mashable a un logotipo en el que Tombatossals, figura legendaria castellonense, sostenía cual roca en mano la fecha del evento (en Castellón se erigió hace unos años una escultura que representa al personaje con actitud parecida a la del que muestra con vehemencia y pasión una fecha importante para todos los castellonenses. Nada mejor que Tombatossals para representar el evento de la ciudad, cosa que decidimos entre todos). Y luego diseñó, motu proprio, un banner para la web y los displays del evento.
Y como la imagen es importante, no podía faltar un reportaje fotográfico de calidad. Contactamos con Pau Bellido, uno de los socios de ACF Fotografía, para ver si querían participar patrocinando «en especie» el evento. La reacción fue exactamente la misma que la de los demás: «¿Qué hay que hacer?». Y tanto fue así que los tres socios, Pau, Carme Ripollés y Ángel Sánchez, dos días antes del evento y el día anterior pasaron un par de horas cada día en el Jardí dels Sentits (lugar de celebración) para calcular la luz y la caída del sol, y para encontrar el lugar idóneo en el que colocar una cámara que haría las maravillas que luego os mostraré. Si todo esto no es profesionalidad, que me lo expliquen.

Jardín de los sentidos

Quisimos grabar el evento en directo, pero no conseguimos patrocinadores de la zona, así que hicimos una grabación sencilla, con una cámara sencilla, que editaremos y colgaremos más adelante.
Era 17 de junio y teníamos que ponerlo todo en marcha. Quedaban 13 días. Y aquí viene otra de las decisiones importantes a la hora de montar un evento de estas características: ¿cuál es el mejor método para coordinar a un equipo de personas? Las redes sociales, sin duda, y entre todas ellas, mi preferida, Facebook. ¿Hablábamos de redes sociales en el Social Media Day? Pues forjaríamos el evento con redes sociales (ante todo, coherencia). Lo curioso del caso es que, a veces, conocemos la teoría pero no vemos la manera de ponerla en práctica, y aunque yo soy casi fanático de Facebook por todo lo que representa en el modelo de interacción social, nunca había utilizado Facebook para organizar nada hasta que tuve la suerte de participar en la creación y organización de un evento que se montó en 21 días y con el apoyo de unas 50 personas perfectamente coordinadas a través de un grupo secreto en Facebook: Turismo y punto. Ésa era la fórmula: un grupo secreto en Facebook donde pudiésemos coordinarnos todos; un grupo en el que lo más importante fuese la transparencia y la implicación de los demás, la rapidez, la interacción. La iniciativa de los amigos de #ypunto, con mis queridos JuanRa Sargantana, Marta Bonet (y su famosa burrita) y Miguel Ángel Gil Martí a la cabeza, iba a ser la metodología clave para poder montar con tranquilidad y eficiencia el evento, a pesar de lo ajustado del tiempo. Y así lo hicimos. Hemos colgado en Flickr las imágenes de todo lo que fuimos diciendo en el grupo, desde el primer día hasta el último, para que podáis seguir la evolución interna del evento, siempre en la línea de transparencia que marcamos desde el principio. No aparecen todos los colaboradores porque algunos quisieron seguir manteniendo su privacidad en Facebook, lo cual me parece muy respetable.

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Y seguimos contactando con empresas e instituciones interesadas en patrocinar el evento. La sorpresa -aunque era de esperar- llegó cuando planteamos el patrocinio a las instituciones. Alguna de ellas nos dijo que tendría dificultades para gestionar el pago de los 100 €, no porque no pudiesen hacer frente a él, sino porque las avisábamos con muy poca antelación. Estaban todas entusiasmadísimas con la idea, pero no era fácil solventar ese punto con algunas de ellas. Y como no teníamos tiempo que perder en trámites, decidimos que no pagase ninguna; pasarían de «patrocinadores» a «instituciones colaboradoras», pero les pusimos tres condiciones para compensar:
  1. Que escribiesen una noticia sobre el evento en su página web
  2. Que contactasen con todos los medios posibles (prensa, radio y televisión) para explicarles de qué iba el evento y publicasen la noticia
  3. Que enviasen un mailing a toda su base de datos para invitarlos a participar en el evento
Debo decir que todas las instituciones respondieron con celeridad y entusiasmo, e hicieron lo posible por difundir el evento en todos los medios habidos y por haber. Desde aquí nuestro más sincero agradecimiento a las personas que lo gestionaron todo y que encontraréis entre los miembros del grupo secreto (aunque sí me gustaría destacar la labor de actualización de contenidos de José Antonio Martínez, Berta ClausellEsther RamoPaloma Delgado y Eshter Honrubia). En realidad, esa difusión para mí valía muchísimo más que los 100 € que les pedíamos, por lo que aprendimos una cosa sobre la marcha: deja que cada uno haga lo que sabe hacer mejor y saldréis ganando todos. Es una lección que solemos tener clara en la teoría, pero éste me parece un buen ejemplo práctico. No estoy diciendo que vayamos a mantener exactamente la misma dinámica en próximas ediciones, pero en ésta, para el poco tiempo con el que contábamos, hemos conseguido el resultado esperado, y con creces.
Así que ya disponíamos de ponentes, patrocinadores e instituciones. Se habían unido a la iniciativa José Torres, responsable de Comunicación de Alcalatén Cerámicas, y Francisco Fernández-Beltrán, jefe de Comunicación de la Universitat Jaume I, que aun siendo organizador, los demás quisimos que participase asimismo como ponente, pues la UJI había acogido el evento y, al mismo tiempo, el público universitario es un público objetivo importante en Social Media (¿no nació Facebook entre universitarios?). Cuando supimos que el Social Media Day Valencia iba a celebrarse el día 29/06/2011 porque el 30 coincidían otros eventos importantes en la ciudad, invitamos a Jesús Gallent, Community Manager de Lecturalia y organizador del mismo evento en la capital valenciana; un evento que ya había disfrutado el año pasado de su primera celebración gracias a la iniciativa del imparable Jesús. (De hecho, debo confesar que con el concepto de «tiempo de ponencias acotado», «copiábamos» el modelo del evento valenciano, aunque difiere en algún aspecto de su concepción.) Y casi a última hora, se unía también David Camarero, representante del movimiento #15M en Castellón.

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Teníamos, por tanto, a ponentes, patrocinadores e instituciones colaboradoras. Y todo ello forjado a lo largo de 13 días intensos de decisiones, llamadas y conversaciones en Facebook. Pero de repente, a dos días del evento, una pregunta de esas que deberíamos habernos planteado al principio: ¿por qué estamos haciendo el evento sólo con y para gente de Castellón capital? ¿No sería más interesante abrirlo a otras ciudades de la provincia y aumentar la implicación de todos? Ésa fue una pregunta que, cuando los llamé, me hicieron tanto en Peñíscola como en Vinaroz, y con toda la razón, pues en las regiones en las que he vivido siempre se tiende a centralizar todo desde los núcleos más poblados. Y eso es un error que cometemos por inercia y «por volumen de personas». Lo que sucedía era que, con tanto jaleo, quedaban sólo dos días para el evento y no tuvimos tiempo material de implicar a muchas más ciudades. El próximo año lo haremos, a conciencia y con tiempo, pues lo importante es que el mensaje llegue lejos y que la gente empiece a utilizar todas estas herramientas para adaptar su forma de trabajar a modelos más productivos. Desde aquí mi agradecimiento al apoyo prestado por Jaume Simó y Agustí Arambul, Community Managers de Peñíscola y de Vinaroz, entre otros, respectivamente.

Lo teníamos ya todo más o menos atado. El 23 de junio habíamos creado un evento en Facebook al que se llegarían a unir 99 personas. Pero se puede decir que hasta el día 27 no empezamos con la difusión de verdad, y fue entonces cuando pusimos en marcha la página web del evento, con un apartado para las inscripciones. Pasamos de 0 a 177 confirmados en la web en tan sólo 4 días. Que la gente se una a un evento en Facebook es relativamente fácil, pero que se inscriba en una web con su nombre y su email, no tanto. Y ése para mí es un hito en la organización de un evento, pues demuestra que se consigue un público interesado en la materia que se trata. Ello, al mismo tiempo, nos permitió disponer de una mejor previsión de cara a los diferentes factores que debíamos tener en cuenta (sorteos, camisetas, catering, vino…).

Durante la última semana (4 días) aparecieron en varios periódicos, tanto digitales como en papel, noticias sobre el evento. Asimismo, la Universitat Jaume I, la Cámara de Comercio de Castellón, CEEI Castellón, la Fundació Universitat Jaume I – Empresa, Espaitec, Vinalab, el Patronato Provincial de Turismo de Castellón y el Patronato de Turismo de Peñíscola cumplieron su cometido perfectamente anunciando el evento en su propia web y en los medios sociales en los que tienen presencia, además de enviar el mailing a sus bases de datos. Emisoras como Radio 9, Onda Cero y la Cope (esta última en el espacio de Bodegas Mayo García, otro de nuestros patrocinadores) nos realizaron entrevistas el mismo día 30/06 por la mañana. Tengo que agradecer también muy encarecidamente a Víctor Alòs, gerente de Sepelaci Produccions, su espontaneidad al ofrecernos también, el día antes, una agradabilísima entrevista vía Skype para su podcast.

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Y llegamos al gran día. Por la mañana me acerqué al lugar para crear el evento en Foursquare. Aprovecharíamos los check-ins de la gente para repartir las camisetas de Dobleessa y CSnet entre los 30 primeros que entrasen en el juego. ¡¡Y alcanzamos los 27 check-ins!! Si tenemos en cuenta que en España la cantidad de usuarios de Foursquare ronda los 100.000, en comparación con los casi 20 millones de Facebook (muy grosso modo), entonces podemos considerar un éxito que casi el 15 % de los asistentes emplease Foursquare (y más aún, insisto, en una ciudad como Castellón, que tiene poca presencia en esta red social, si bien se ve cada vez más inmersa en el mundo de los Social Media). Llevábamos ya una semana tuiteando en torno al hashtag #smdaycs, que ha continuado en funcionamiento todavía después del evento. Y durante el mismo mucha gente y yo intentamos no perder prenda de lo que decían los ponentes para guardar un histórico de tweets de todo lo que sucedía.
No voy a describir el acto porque no era el propósito de este post, porque Francisco Fernández-Beltrán y Albert González lo han hecho de forma excelente en sus blogs y porque en este enlace tenéis un magnífico time-lapse de un minuto de lo que sucedió gracias, no me cansaré de repetirlo, a la extraordinaria labor de los amigos de ACF Fotografía (en esa misma cuenta de Flickr encontraréis todas las fotos del evento, y si alguien quiere etiquetar fotos con el hashtag #smdaycs, que lo haga libremente para que podamos reunirlas todas en un lugar). Pero lo que sí voy a decir es que, al finalizar el evento, y después de pasar un rato muy agradable conversando con emprendedores y entusiastas que se acercaron a preguntar y proponer ideas sobre Social Media, mi estimado Juande Salinas me invitó a participar en directo en el reputado programa Emprendedores Digitales, que cada vez está adquiriendo más auge entre emprendedores y tuiteros de todo el mundo a través del hashtag #edig y que os recomiendo que sigáis. En esta edición prepararon un especial dedicado a redes y medios sociales en general y, entre otras cosas, al magnífico Social Media Day que estábamos celebrando en más de 1.400 ciudades. Tampoco puedo olvidar que, gracias a Gabriel Mayo García, emprendedor del mundo del vino que también se está abriendo paso en las redes sociales, los asistentes disfrutaron de un excelente Magnanimus Platino, vino de autor de Villafamés premiado en varias ocasiones.

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Como veis, el Social Media Day Castellón ha nacido con el espíritu del Social Media, con las ganas que tenemos todos -y muchos sin saberlo- de hacer del mundo un lugar más abierto, agradable, colaborativo y participativo; un lugar verdaderamente democrático, en el que «lo correcto es aprender de la diversidad, de las personas que proceden de distintos rincones y culturas», pero también de los «aspectos comunes» que tenemos, como bien dice nuestro buen amigo Eduard Punset. A través de ejemplos cercanos hemos querido demostrar que, abriendo mínimamente los ojos, se pueden encontrar fórmulas efectivas de trabajo, y lo hemos querido demostrar también con la experiencia de poner en marcha un evento de todos y para todos en menos de 15 días.
Y, para concluir, me quedo con dos reflexiones. La primera la hizo Álvaro Verdoy en su presentación: «A veces no somos conscientes del talento y de los profesionales que tenemos en la región donde vivimos, y nos alejamos hacia las grandes ciudades para contratar servicios que mucha gente de nuestro entorno ofrece, y con mucha calidad». Creo que con la implicación de todos los profesionales que he querido citar en este post y a los que agradezco encarecidamente el esfuerzo por la consecución de este objetivo común, ha quedado perfectamente demostrado. Y la segunda, una reflexión que hicimos los organizadores al terminar el evento: «Si en poco más de 10 días hemos conseguido montar algo tan grande, ¿qué no conseguiríamos trabajando de esta forma con nuestros proveedores, clientes y colaboradores? Seríamos, sin duda, muchísimo más efectivos». Y, añado, muchísimo más felices con lo que hacemos.

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